Presentación de declaraciones nominadas en BPS: la importancia de mantener la información laboral al día

Las declaraciones nominadas son una de las principales obligaciones que tienen los empleadores ante el Banco de Previsión Social (BPS). A través de ellas, las empresas informan mensualmente los datos de sus trabajadores, sus remuneraciones y los aportes correspondientes al sistema de seguridad social.

Aunque puede parecer un trámite rutinario, su correcta presentación es fundamental para mantener en regla la situación laboral y previsional de la empresa, y garantizar los derechos de los trabajadores.

En este artículo te contamos qué son las declaraciones nominadas, cuándo se presentan, cómo hacerlo correctamente y qué riesgos existen si no se cumplen los plazos.

 ¿Qué es una declaración nominada? declaraciones

La declaración nominada es un formulario electrónico mediante el cual las empresas comunican al BPS, mes a mes, los datos detallados de cada uno de sus trabajadores:

• Identificación (nombre, documento, número de afiliación).

• Período trabajado y cantidad de días.

• Sueldo nominal y demás remuneraciones.

• Aportes personales y patronales.

• Aportes a FONASA, Fondo de Reconversión Laboral y otros conceptos.

En términos simples, esta declaración le permite al BPS calcular los aportes y registrar los antecedentes laborales de cada trabajador.

 Plazos para la presentación

La declaración nominada debe presentarse mensualmente, de acuerdo con el calendario de vencimientos publicado por el BPS, que varía según el último dígito del número de empresa.

Por lo general, la presentación se realiza entre el 6 y el 18 de cada mes, correspondiente al período del mes anterior. Por ejemplo, las remuneraciones de septiembre se informan en octubre.

Cumplir con los plazos es esencial, ya que la declaración nominada es requisito previo al pago de aportes. Si no se presenta, el sistema no genera las facturas correspondientes y la empresa queda en infracción.

 ¿Cómo se presenta la declaración nominada?

El trámite se realiza de forma electrónica, a través de la plataforma “Empresas en línea” del BPS:

1. Ingresar con usuario y contraseña de la empresa o del representante.

2. Seleccionar la opción “Declaración Nominada – Envío y control”.

3. Cargar el archivo generado por el sistema de liquidación de sueldos (por ejemplo, a través de Contadores o software de nómina).

4. Validar la información y enviar la declaración.

5. Descargar el comprobante de recepción para conservarlo como respaldo.

El sistema verifica automáticamente los datos de afiliación, topes y cálculos, y muestra observaciones en caso de inconsistencias.

 Archivos y formatos

El archivo de la declaración nominada debe respetar el formato establecido por BPS (.txt o .zip), generado por los sistemas de nómina autorizados. Para evitar errores de carga, es recomendable mantener actualizada la versión del software y revisar los códigos de actividad, categorías de trabajadores y bases imponibles.

 Consecuencias de no presentar o presentar con errores

Omitir o presentar fuera de plazo las declaraciones nominadas puede traer consecuencias:

• Multas y recargos establecidos por el BPS.

• Imposibilidad de generar facturas de aportes y por tanto, atrasos en los pagos.

• Inconsistencias en los registros laborales, afectando a los trabajadores (por ejemplo, en su historia laboral o cobertura de salud).

• Riesgo de observaciones en auditorías o inspecciones.

Por eso, una gestión ordenada y responsable de las nóminas es clave para el cumplimiento empresarial.

 El rol del contador y del asesor laboral

El trabajo conjunto entre la empresa y su contador o asesor laboral es esencial para asegurar que la información sea precisa, oportuna y completa. Un profesional especializado puede detectar errores antes de la presentación, evitar sanciones y garantizar que todos los trabajadores estén correctamente registrados.

En GRO Consultores, acompañamos a nuestros clientes en la gestión mensual de nóminas y declaraciones, asegurando que cada empresa cumpla con sus obligaciones sin contratiempos.

• Las declaraciones nominadas son el medio por el cual las empresas informan al BPS los datos de sus trabajadores y aportes.

• Se presentan todos los meses, según el calendario de vencimientos del BPS.

• Su correcta presentación garantiza el cumplimiento legal y la cobertura social de los empleados.

• Contar con asesoramiento contable y laboral reduce riesgos y asegura transparencia.

  
  

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