Cómo informar el fin de obra en el BPS: paso a paso y consideraciones clave

Cuando una obra de construcción llega a su término, el titular está obligado a comunicar ese hecho al Banco de Previsión Social (BPS). Este trámite —a veces llamado “clausura de obra” o “cierre de obra”— es vital para regularizar la situación previsional asociada a la obra, concluir obligaciones, y evitar problemas legales o financieros posteriores.

A continuación explico quién debe hacerlo, en qué plazo, cómo se hace, qué documentos se requieren, y qué aspectos revisar con cuidado.

¿Quién debe informar el fin de obra?

• El titular de la obra, es decir la persona física o jurídica que está registrada ante el BPS como responsable de la obra.

• También pueden hacerlo sus representantes o apoderados autorizados.

• En obras públicas o privadas, bajo cualquier modalidad de realización (contrato, administración, subcontratistas, etc.), si están registradas ante BPS.

Plazo para informar el fin de obra

• La comunicación del fin de obra debe hacerse en los 30 días corridos contados desde la fecha de finalización de los trabajos.

• En caso de no hacerlo en ese plazo, la obra podría quedar “activa” en los registros del BPS, lo que podría generar diferencias con los jornales insumidos, exhortos o sanciones.

Canal del trámite: servicio en línea “Cierre de obra”

Desde hace varios años, el BPS ha habilitado un servicio en línea para realizar este trámite, que reemplaza el antiguo formulario manual F9 Cambio de estado de obra.

Características del servicio digital:

• Se accede desde el portal del BPS → “Registro de Obras / Cambio de Estado de Obra / Cierre de Obra”.

• Los titulares y representantes pueden registrar el “cambio de estado por cierre” de la obra.

• No está obligado el uso del formulario F9 físico, dado que el trámite digital lo sustituye

• Si la obra tiene una fecha de inicio menor a cinco años, pueden realizar otras modificaciones (vincular, desvincular empresas contratistas, inactivar obra, cambiar forma de realización) vía ese mismo servicio digital.

Documentos y datos que se deben presentar o gestionar

Al momento de informar el fin de obra, se deben considerar los siguientes requisitos y documentos:

1. Identificación de la obra

   • Número de obra asignado por el BPS. Datos del titular o empresa responsable.

   • Fecha efectiva de finalización de la obra.

2. Formulario F9 (cambio de estado de obra)

   • En el régimen manual, se utilizaba el formulario F9. Pero con el servicio digital, este formulario queda reemplazado.

   • En caso de que aún fuera exigible en situaciones particulares o para anexos, debe estar firmado y sellado por el responsable técnico

3. Datos y modificaciones de empresas contratistas / subcontratistas

   • Si la obra involucró empresas contratistas o subcontratistas, es necesario desvincularlas o eliminar su vínculo antes del cierre.

   • Adjuntar documentos electrónicos que respalden esas desvinculaciones o modificaciones.

4. Copia de documentos de identidad de los firmantes

   • Escaneados, vigentes, firmas del titular o representante.

5. Memoria descriptiva (si aplica)

   • En obras registradas con planos o que han tenido periodos múltiples, puede ser necesario presentar memoria descriptiva de la obra.

6. Timbre profesional

   • En algunos casos el trámite puede requerir timbre profesional o su equivalente digital.

Procedimiento sugerido paso a paso

1. Preparar la información necesaria

   • Verifica los datos de la obra, la fecha exacta de cierre, las empresas vinculadas, y los documentos de los responsables.

2. Ingresar al sitio web del BPS con usuario habilitado

   • Acceder al servicio “Registro de Obras / Cambio de Estado / Cierre de Obra”

3. Seleccionar la obra que se desea cerrar

   • En el listado de obras registradas al contribuyente.

   • Elegir la acción “cierre / cambio de estado”.

4. Completar los datos requeridos

   • Ingresar fecha de cierre, revisar empresa(s) contratistas/subcontratistas vinculadas y desvincularlas si es necesario.

   • Adjuntar documentos escaneados (identificación, desvinculación, memorias, firmas).

5. Enviar o confirmar el trámite digitalmente

   • Una vez ingresados los datos y adjuntos los documentos requeridos, el sistema procesa la comunicación del fin de obra.

6. Control del BPS posterior al cierre

   • El BPS puede hacer un control basado en los jornales insumidos, las características de la obra, los aportes declarados, etc., y detectar diferencias con lo informado por el contribuyente.

   • Si surgen diferencias o inconsistencias, el contribu­yente podría recibir requerimientos o ajustes.

Consecuencias de no informar el fin de obra

• Que la obra siga figurando como “activa” en el registro del BPS, lo que implica obligaciones continuas y desgastes administrativos.

• Posibles sanciones o ajustes por discrepancias entre lo declarado y lo realmente ejecutado.

• Problemas para cerrar formalmente la obra ante otros organismos (municipios, intendencias) o efectos negativos en la contabilidad del proyecto.

• En el contexto de la DGI, al tramitar la baja de obra propia, se requiere la constancia del cierre en BPS como uno de los requisitos.

Recomendaciones prácticas

• Hacer el trámite antes del vencimiento del plazo de 30 días para evitar omisiones.

• Revisar y desvincular todas las empresas o contratos que quedaron abiertos en la obra.

• Guardar copias digitales de todos los respaldos (identificaciones, memorias, firmas, desvinculaciones).

• Verificar que el sistema en línea muestre correctamente la obra como cerrada tras el trámite.

• Si la obra es antigua (más de cinco años), tomar en cuenta las reglas especiales que aplican para modificación de datos, cierre o inactividad de obra.